1.評估預算

預算是撐起一場活動重要的東西，無論自己做年會還是交給專業的活動公司，都要與領導確認預算。這樣到后面每一個環節的費用就會有大概的價格估量，也不至于亂花錢。整場年會下來的費用會在場地租借、大屏、燈光、音響等設備租借、美陳設計、美陳制作、攝影攝像、禮儀演藝、美陳物料，有涉及頒獎時需要準備獎品獎杯，花藝、食宿、交通等等。

2.確定形式

活動的類型很多，形式也是因人、因活而異，年會更是如此。是酒會晚宴式還是明星演唱會式，還是在戶外的素質拓展。年會的目的都是能夠做好這一年的總結，對下一年有更好的發展等期許，以及能夠讓員工們拉近距離，更愛這個企業。那針對不同年會意義目的和公司風格，就需要確定哪一種形式。

3.確定主題

主題確定一般是結合年會形式和年會風格以及意義和目的來確定，主題是一場活動的靈魂，年會的其他項目都會圍繞著這一主題去進行，一個好的主題，是年會成功與否的關鍵。它就好像一句精煉的廣告詞，過個一兩年以后大家可能已經不再記得年會內容，但那句精典的“廣告詞”還記憶猶新。如何擬定主題可根據公司文化、企業背景、公司愿景等方面入手，擬一句意義非凡的“廣告詞”，彰顯公司內含。補充一句，在確定主題的同時可以把年會布置的主體色系確定下來，這樣對后面的場地布置有很大的幫助。一般年會的主題有：“保持佳績，再創輝煌”“心·新”“超越 蝶變 升華”“磨練 聚變”等等等等。

4.確定時間地點

這一點也屬于年會的概況，只有確定主線，所有年會工作才能夠如期舉行。與上級確定好時間，考慮確定的時間是否有無與業務沖突及其他情況。確定完時間，再根據人數和規模尋找本地的場地，從小到大，如酒店小型、大型的宴會廳、體育館、會展中心、綜藝館等等。